Отличительной характеристикой письменных материалов, создаваемых специалистами по связям с общественностью для использования средствами массовой коммуникации в качестве канала передачи информации, является тот факт, что они не адресованы конкретному лицу, хотя и предназначены всегда для определенной целевой аудитории. Деловые документы, такие как письма, приглашения и многое другое, практически всегда имеют адресное обращение. Эти документы относятся к категории так называемых контролируемых организацией материалов, поскольку они распространяются в том виде, в каком они были созданы, и по адресам, четко обозначенным на документе. Что же касается материалов, доставляемых целевой аудитории средствами массовой коммуникации, решение относительно объема публикуемого материала и времени его публикации принадлежит редакторам соответствующих изданий или выпусков.

В этой связи всегда следует помнить, что вы, специалист по связям с общественностью, подготавливая деловые документы, являетесь не только их составителем, но и контролирующим органом и отвечаете не только за содержание, но и за качество подготовки и оформление этих документов. Приведу несколько положений, при соблюдении которых, в значительной степени может быть облегчена работа над документом любой важности и любого объема.

- Ясность изложения и цели создания документа. Эти факторы обеспечат полное понимание и, возможно, желаемую реакцию со стороны адресата, помогут избежать двусмысленности в толковании документа.

- Полнота информации. Независимо от того, какой именно документ составляется - годовой отчет или приглашение на конференцию, PR-менеджер должен быть уверен в том, что адресату нужен именно такой объем информации, что он не получал ее от организации или иными путями ранее, а также, что не упущено ничего существенного.

- Краткость, сжатость текста. Безусловно, нелегко одновременно быть кратким и включить полную информацию, однако специалисты советуют не делать этого за счет использования телеграфного стиля или куцых предложений.

- Точность. В данном случае необходимо помнить, что в организации всегда известно, кто готовил документ, даже если он подписан не его составителем, а начальником. А это означает, что за все ошибки в тексте и искажение информации придется отвечать составителю.

- Вежливость. Не следует забывать, что в данном случае речь идет о документах с адресным обращением; часто в содержании такого документа одинаково заинтересованы обе стороны, поэтому всегда следует быть вежливым, но не фамильярным, независимо от близости знакомства сторон.

- Ответственность. На всех деловых бумагах проставляется имя составителя, если его не пишет само лицо, подписывающее документ; для этого в конце документа, а иногда и на его обратной стороне, указываются инициалы составителя. Письма - один из видов деловых документов, уходящих за пределы организации. Следовательно, именно в письмах нужно быть очень точным и аккуратным, так как с помощью опытного юриста в суде конкуренты или клиенты организации могут использовать допущенную оплошность или двусмысленность в своих интересах.

Россия в период правления Александра III Миротворца. «Контрреформы» 1890-х гг
Оправившись после убийства отца, Александр III начал проводить свою жесткую политику. С 1886 г. по 1894 г. происходит разработка проектов контрреформ. Боясь свержения стал проводить политику централизации власти, отмены демократических реформ, увеличение жандармерии и даже создал организацию по борьбе с революционерами и террором. Вве ...

Нападение Германии на СССР, планы сторон. Начальный период войны, причины поражения
Прелюдией любой войны служит какая-либо дипломатическая деятельность. Планирование германской агрессии против Советского Союза началось задолго до войны. В 1933 году Адольф Гитлер стал новым рейхсканцлером Германии. Результатом этого стала резкая смена курса внешней политики. Но в начале правления нового лидера изменения были не столь ...

Идея независимости Польши и 2-я Мировая война
В 1815 г. Польша как государство вновь исчезло с политической карты Европы. Хотя польское государство перестало существовать, поляки не оставляли надежды на восстановление своей независимости. Каждое новое поколение боролось, либо присоединяясь к противникам держав, разделивших Польшу, либо поднимая восстания. Как только Наполеон I нач ...