Историческая информация » Письменные коммуникации в организации » Анализ контролируемых организацией письменных материалов  для внешней аудитории. Общая характеристика письменных материалов

Анализ контролируемых организацией письменных материалов  для внешней аудитории. Общая характеристика письменных материалов

Отличительной характеристикой письменных материалов, создаваемых специалистами по связям с общественностью для использования средствами массовой коммуникации в качестве канала передачи информации, является тот факт, что они не адресованы конкретному лицу, хотя и предназначены всегда для определенной целевой аудитории. Деловые документы, такие как письма, приглашения и многое другое, практически всегда имеют адресное обращение. Эти документы относятся к категории так называемых контролируемых организацией материалов, поскольку они распространяются в том виде, в каком они были созданы, и по адресам, четко обозначенным на документе. Что же касается материалов, доставляемых целевой аудитории средствами массовой коммуникации, решение относительно объема публикуемого материала и времени его публикации принадлежит редакторам соответствующих изданий или выпусков. www.transportsense.ru

В этой связи всегда следует помнить, что вы, специалист по связям с общественностью, подготавливая деловые документы, являетесь не только их составителем, но и контролирующим органом и отвечаете не только за содержание, но и за качество подготовки и оформление этих документов. Приведу несколько положений, при соблюдении которых, в значительной степени может быть облегчена работа над документом любой важности и любого объема.

- Ясность изложения и цели создания документа. Эти факторы обеспечат полное понимание и, возможно, желаемую реакцию со стороны адресата, помогут избежать двусмысленности в толковании документа.

- Полнота информации. Независимо от того, какой именно документ составляется - годовой отчет или приглашение на конференцию, PR-менеджер должен быть уверен в том, что адресату нужен именно такой объем информации, что он не получал ее от организации или иными путями ранее, а также, что не упущено ничего существенного.

- Краткость, сжатость текста. Безусловно, нелегко одновременно быть кратким и включить полную информацию, однако специалисты советуют не делать этого за счет использования телеграфного стиля или куцых предложений.

- Точность. В данном случае необходимо помнить, что в организации всегда известно, кто готовил документ, даже если он подписан не его составителем, а начальником. А это означает, что за все ошибки в тексте и искажение информации придется отвечать составителю.

- Вежливость. Не следует забывать, что в данном случае речь идет о документах с адресным обращением; часто в содержании такого документа одинаково заинтересованы обе стороны, поэтому всегда следует быть вежливым, но не фамильярным, независимо от близости знакомства сторон.

- Ответственность. На всех деловых бумагах проставляется имя составителя, если его не пишет само лицо, подписывающее документ; для этого в конце документа, а иногда и на его обратной стороне, указываются инициалы составителя. Письма - один из видов деловых документов, уходящих за пределы организации. Следовательно, именно в письмах нужно быть очень точным и аккуратным, так как с помощью опытного юриста в суде конкуренты или клиенты организации могут использовать допущенную оплошность или двусмысленность в своих интересах.


Духовные аспекты первобытного общества.
Духовное развитие первобытных людей ярче всего выражено в искусстве. Произведения искусства малых форм исполнялись с помощью резца, скребка. Гравюра и барельеф на стенах пещер производились грубыми резцами. Для нанесения росписи на стены пещер применялись краски естественного происхождения. Чаще всего использовалась железистая охра, кот ...

Борьба за власть в партии
Родившийся в семье таможенного чиновника в1889 году, Адольф Гитлер в начальный период своей жизни никак не проявлял себя в качестве фигуры, способной заставить содрогнуться весь мир. Скорее он выглядел как самая заурядная непосредственность.1 Как отмечает Э.Фром, и с этим можно согласиться, именно семья, и особенно мать послужила толчк ...

Внешняя политика СССР в годы перестройки
На рубеже 1987–1988 гг.возникает новая внешнеполитическая доктрина, получившая название «новое политическое мышление». Основными принципами нового внешнеполитического курса были: 1) отказ от фундаментального вывода о расколе мира на две противоположные общественно-политические системы; 2) признание этого курса единым и неделимым; 3) ...