Анализ контролируемых организацией письменных материалов для внешней аудитории. Общая характеристика письменных материалов
Отличительной характеристикой письменных материалов, создаваемых специалистами по связям с общественностью для использования средствами массовой коммуникации в качестве канала передачи информации, является тот факт, что они не адресованы конкретному лицу, хотя и предназначены всегда для определенной целевой аудитории. Деловые документы, такие как письма, приглашения и многое другое, практически всегда имеют адресное обращение. Эти документы относятся к категории так называемых контролируемых организацией материалов, поскольку они распространяются в том виде, в каком они были созданы, и по адресам, четко обозначенным на документе. Что же касается материалов, доставляемых целевой аудитории средствами массовой коммуникации, решение относительно объема публикуемого материала и времени его публикации принадлежит редакторам соответствующих изданий или выпусков.
В этой связи всегда следует помнить, что вы, специалист по связям с общественностью, подготавливая деловые документы, являетесь не только их составителем, но и контролирующим органом и отвечаете не только за содержание, но и за качество подготовки и оформление этих документов. Приведу несколько положений, при соблюдении которых, в значительной степени может быть облегчена работа над документом любой важности и любого объема.
- Ясность изложения и цели создания документа. Эти факторы обеспечат полное понимание и, возможно, желаемую реакцию со стороны адресата, помогут избежать двусмысленности в толковании документа.
- Полнота информации. Независимо от того, какой именно документ составляется - годовой отчет или приглашение на конференцию, PR-менеджер должен быть уверен в том, что адресату нужен именно такой объем информации, что он не получал ее от организации или иными путями ранее, а также, что не упущено ничего существенного.
- Краткость, сжатость текста. Безусловно, нелегко одновременно быть кратким и включить полную информацию, однако специалисты советуют не делать этого за счет использования телеграфного стиля или куцых предложений.
- Точность. В данном случае необходимо помнить, что в организации всегда известно, кто готовил документ, даже если он подписан не его составителем, а начальником. А это означает, что за все ошибки в тексте и искажение информации придется отвечать составителю.
- Вежливость. Не следует забывать, что в данном случае речь идет о документах с адресным обращением; часто в содержании такого документа одинаково заинтересованы обе стороны, поэтому всегда следует быть вежливым, но не фамильярным, независимо от близости знакомства сторон.
- Ответственность. На всех деловых бумагах проставляется имя составителя, если его не пишет само лицо, подписывающее документ; для этого в конце документа, а иногда и на его обратной стороне, указываются инициалы составителя. Письма - один из видов деловых документов, уходящих за пределы организации. Следовательно, именно в письмах нужно быть очень точным и аккуратным, так как с помощью опытного юриста в суде конкуренты или клиенты организации могут использовать допущенную оплошность или двусмысленность в своих интересах.
Восстание Емельяна Пугачева
В 1760-е гг
. правительство ввело монополию государства на ловлю рыбы и добычу соли на Яике. Это вызвало недовольство казаков. В конце 1771 г.
на Яик прибыла комиссия под руководством генерал-майора М. М. фонТраубенберга
.
В следующем году казаки поднялись под знаменем Петра III Федоровича
. Самым знаменитым самозванцем стал донской к ...
Внутренняя политика Российской Федерации в 1991–2000 гг
В октябре 1991 г.
была составлена программа экономических преобразований, включавшая:
1) либерализацию цен;
2) приватизацию и акционирование в промышленности и сельском хозяйстве;
3) антимонопольную налоговую политику;
4) сокращение необоснованных расходов;
5) систему адресной социальной помощи;
6) налаживание экономических отнош ...
Данила Апостол
В 1728 г. в день коронации Петра II новый гетман подал петицию о возвращении Украине прежних прав и вольностей согласно договору в 1654 г. Получил - "Решительные пункты", в соответствии с которыми гетман не имел права вести дипломатические переговоры; генеральную старшину и полковников утверждал царь; для контроля за гетмански ...