Отличительной характеристикой письменных материалов, создаваемых специалистами по связям с общественностью для использования средствами массовой коммуникации в качестве канала передачи информации, является тот факт, что они не адресованы конкретному лицу, хотя и предназначены всегда для определенной целевой аудитории. Деловые документы, такие как письма, приглашения и многое другое, практически всегда имеют адресное обращение. Эти документы относятся к категории так называемых контролируемых организацией материалов, поскольку они распространяются в том виде, в каком они были созданы, и по адресам, четко обозначенным на документе. Что же касается материалов, доставляемых целевой аудитории средствами массовой коммуникации, решение относительно объема публикуемого материала и времени его публикации принадлежит редакторам соответствующих изданий или выпусков.

В этой связи всегда следует помнить, что вы, специалист по связям с общественностью, подготавливая деловые документы, являетесь не только их составителем, но и контролирующим органом и отвечаете не только за содержание, но и за качество подготовки и оформление этих документов. Приведу несколько положений, при соблюдении которых, в значительной степени может быть облегчена работа над документом любой важности и любого объема.

- Ясность изложения и цели создания документа. Эти факторы обеспечат полное понимание и, возможно, желаемую реакцию со стороны адресата, помогут избежать двусмысленности в толковании документа.

- Полнота информации. Независимо от того, какой именно документ составляется - годовой отчет или приглашение на конференцию, PR-менеджер должен быть уверен в том, что адресату нужен именно такой объем информации, что он не получал ее от организации или иными путями ранее, а также, что не упущено ничего существенного.

- Краткость, сжатость текста. Безусловно, нелегко одновременно быть кратким и включить полную информацию, однако специалисты советуют не делать этого за счет использования телеграфного стиля или куцых предложений.

- Точность. В данном случае необходимо помнить, что в организации всегда известно, кто готовил документ, даже если он подписан не его составителем, а начальником. А это означает, что за все ошибки в тексте и искажение информации придется отвечать составителю.

- Вежливость. Не следует забывать, что в данном случае речь идет о документах с адресным обращением; часто в содержании такого документа одинаково заинтересованы обе стороны, поэтому всегда следует быть вежливым, но не фамильярным, независимо от близости знакомства сторон.

- Ответственность. На всех деловых бумагах проставляется имя составителя, если его не пишет само лицо, подписывающее документ; для этого в конце документа, а иногда и на его обратной стороне, указываются инициалы составителя. Письма - один из видов деловых документов, уходящих за пределы организации. Следовательно, именно в письмах нужно быть очень точным и аккуратным, так как с помощью опытного юриста в суде конкуренты или клиенты организации могут использовать допущенную оплошность или двусмысленность в своих интересах.

Политический портрет Андрея Владимировича Козырева
Андрей Владимирович Козырев говорил тихо. Леонид Млечин, известный российский публицист назвал его медвеженком с железным сердцем, это был оптимистичный, добродушный «ранний» Козырев. Вступил в должность министра иностранных дел в возрасте 39 лет, необходимо отметить, что стал он министром иностранных дел РСФСР, в этот период союзным ми ...

Колониальная политика Германской империи в 1871-1914 гг. «Железный канцлер» О. Бисмарк и начало колониальной экспансии Германской империи (1871-1888 г.)
Широкая пропаганда в пользу активной колониальной политики началась в Германии еще в конце 70-х годов. Наиболее ревностными агитаторами были миссионерами, типа Фабри, его брошюра «Нуждается ли Германия в колониях?» пользовалась большим успехом в буржуазных кругах и в националистических ферейнах. Колониальная агитация миссионерских круго ...

Установление режима личной власти  А. Гитлера над Германией.
Добиваясь первенства в партии, Гитлер, однако, никогда не забывал свое власти в Германии. Первая попытка переворота в стране была предпринята им и его партией 8-9 ноября 1923 года – так называемый пивной путч, который завершился поражением. Именно эти ноябрьские события стали поворотным пунктом в политической карьере Адольфа Гитлера, и ...