Историческая информация » Письменные коммуникации в организации » Анализ контролируемых организацией письменных материалов  для внешней аудитории. Общая характеристика письменных материалов

Анализ контролируемых организацией письменных материалов  для внешней аудитории. Общая характеристика письменных материалов

Отличительной характеристикой письменных материалов, создаваемых специалистами по связям с общественностью для использования средствами массовой коммуникации в качестве канала передачи информации, является тот факт, что они не адресованы конкретному лицу, хотя и предназначены всегда для определенной целевой аудитории. Деловые документы, такие как письма, приглашения и многое другое, практически всегда имеют адресное обращение. Эти документы относятся к категории так называемых контролируемых организацией материалов, поскольку они распространяются в том виде, в каком они были созданы, и по адресам, четко обозначенным на документе. Что же касается материалов, доставляемых целевой аудитории средствами массовой коммуникации, решение относительно объема публикуемого материала и времени его публикации принадлежит редакторам соответствующих изданий или выпусков.

В этой связи всегда следует помнить, что вы, специалист по связям с общественностью, подготавливая деловые документы, являетесь не только их составителем, но и контролирующим органом и отвечаете не только за содержание, но и за качество подготовки и оформление этих документов. Приведу несколько положений, при соблюдении которых, в значительной степени может быть облегчена работа над документом любой важности и любого объема.

- Ясность изложения и цели создания документа. Эти факторы обеспечат полное понимание и, возможно, желаемую реакцию со стороны адресата, помогут избежать двусмысленности в толковании документа.

- Полнота информации. Независимо от того, какой именно документ составляется - годовой отчет или приглашение на конференцию, PR-менеджер должен быть уверен в том, что адресату нужен именно такой объем информации, что он не получал ее от организации или иными путями ранее, а также, что не упущено ничего существенного.

- Краткость, сжатость текста. Безусловно, нелегко одновременно быть кратким и включить полную информацию, однако специалисты советуют не делать этого за счет использования телеграфного стиля или куцых предложений.

- Точность. В данном случае необходимо помнить, что в организации всегда известно, кто готовил документ, даже если он подписан не его составителем, а начальником. А это означает, что за все ошибки в тексте и искажение информации придется отвечать составителю.

- Вежливость. Не следует забывать, что в данном случае речь идет о документах с адресным обращением; часто в содержании такого документа одинаково заинтересованы обе стороны, поэтому всегда следует быть вежливым, но не фамильярным, независимо от близости знакомства сторон.

- Ответственность. На всех деловых бумагах проставляется имя составителя, если его не пишет само лицо, подписывающее документ; для этого в конце документа, а иногда и на его обратной стороне, указываются инициалы составителя. Письма - один из видов деловых документов, уходящих за пределы организации. Следовательно, именно в письмах нужно быть очень точным и аккуратным, так как с помощью опытного юриста в суде конкуренты или клиенты организации могут использовать допущенную оплошность или двусмысленность в своих интересах.


Декларация о государственном суверенитете Украины и ее историческое значение.
Верховный Совет УССР 16 июля 1990 г. принял исторический документ. — Декларацию о государственном суверенитете Украины. Декларация - объявление, провозглашение, официальное заявление; обычно в форме Декларации провозглашаются основные принципы внешней или внутренней политики государства, программные положения политических партий, осно ...

Экономическая политика
Поскольку темпы промышленного Развития Великобритании в 20-е гг. были низкими, в стране не произошло такого обвального спада производства, как это имело место в США или Германии. Тем не менее сокращение производства было достаточно серьезным, чтобы в стране сформировалась устойчивая массовая безработица. Протекционизм и государственная ...

Перестройка народного хозяйства в первый год  Великой Отечественной войны.
Первые годы войны были самыми тяжелыми. Приходилось перестроить экономику, ставить ее на военные рельсы. Научные силы страны были привлечены к решению крупных научно технических проблем. В августе-сентябре 1941 г. Академия наук СССР определила главные направления научной работы в условиях военного времени. В основу их были положены: сов ...