Отличительной характеристикой письменных материалов, создаваемых специалистами по связям с общественностью для использования средствами массовой коммуникации в качестве канала передачи информации, является тот факт, что они не адресованы конкретному лицу, хотя и предназначены всегда для определенной целевой аудитории. Деловые документы, такие как письма, приглашения и многое другое, практически всегда имеют адресное обращение. Эти документы относятся к категории так называемых контролируемых организацией материалов, поскольку они распространяются в том виде, в каком они были созданы, и по адресам, четко обозначенным на документе. Что же касается материалов, доставляемых целевой аудитории средствами массовой коммуникации, решение относительно объема публикуемого материала и времени его публикации принадлежит редакторам соответствующих изданий или выпусков.

В этой связи всегда следует помнить, что вы, специалист по связям с общественностью, подготавливая деловые документы, являетесь не только их составителем, но и контролирующим органом и отвечаете не только за содержание, но и за качество подготовки и оформление этих документов. Приведу несколько положений, при соблюдении которых, в значительной степени может быть облегчена работа над документом любой важности и любого объема.

- Ясность изложения и цели создания документа. Эти факторы обеспечат полное понимание и, возможно, желаемую реакцию со стороны адресата, помогут избежать двусмысленности в толковании документа.

- Полнота информации. Независимо от того, какой именно документ составляется - годовой отчет или приглашение на конференцию, PR-менеджер должен быть уверен в том, что адресату нужен именно такой объем информации, что он не получал ее от организации или иными путями ранее, а также, что не упущено ничего существенного.

- Краткость, сжатость текста. Безусловно, нелегко одновременно быть кратким и включить полную информацию, однако специалисты советуют не делать этого за счет использования телеграфного стиля или куцых предложений.

- Точность. В данном случае необходимо помнить, что в организации всегда известно, кто готовил документ, даже если он подписан не его составителем, а начальником. А это означает, что за все ошибки в тексте и искажение информации придется отвечать составителю.

- Вежливость. Не следует забывать, что в данном случае речь идет о документах с адресным обращением; часто в содержании такого документа одинаково заинтересованы обе стороны, поэтому всегда следует быть вежливым, но не фамильярным, независимо от близости знакомства сторон.

- Ответственность. На всех деловых бумагах проставляется имя составителя, если его не пишет само лицо, подписывающее документ; для этого в конце документа, а иногда и на его обратной стороне, указываются инициалы составителя. Письма - один из видов деловых документов, уходящих за пределы организации. Следовательно, именно в письмах нужно быть очень точным и аккуратным, так как с помощью опытного юриста в суде конкуренты или клиенты организации могут использовать допущенную оплошность или двусмысленность в своих интересах.

Князь В.В. Голицын и Московский договор о вечном мире с Польшей
Младшим из предшественников Петра был князь В.В. Голицын[22]. Еще молодой человек, он был уже видным лицом в правительственном кругу при царе Федоре и стал одним из самых влиятельных людей при царевне Софье, когда она по смерти старшего брата сделалась правительницей государства. Голицын был горячий поклонник Запада. Подобно Нащокину, ...

Общая характеристика внутренней политики Ярослав Мудрого.
Период княжения Ярослава Мудрого – это период наибольшего расцвета Киевской Руси. Можно сказать, что Ярослав уделял большое внимание организации внутренней жизни страны. При нем был составлен свод законов под названием «Правда Ярослава», составляющий наиболее древнюю часть «Русской Правды». Издание этого документа способствовало организ ...

Предпосылки возникновения русской революции
Начало ХХ века. Российская империя представляла собой абсолютную монархию, в которой вся полнота власти принадлежала императору Николаю II. По свидетельству приближенного к царю А.А. Мослова, Николай II по природе своей был застенчив, не любил спорить, отчасти вследствие болезненно развитого самолюбия; был приучен к сдержанности, котор ...